quinta-feira, 3 de fevereiro de 2011

Gerenciamento do Tempo em Projetos

Autor: Silvia Band


Introdução

O tema “Gerenciamento do Tempo” vem se constituindo em uma das principais preocupações das organizações nas últimas décadas. Gerenciar bem o tempo se tornou indispensável para que uma empresa aumente sua eficácia. Incremento de produtividade passou a estar diretamente relacionado à eliminação de um grande vilão: o desperdício de tempo.
O processo de “Gestão do Tempo” é considerado de importância estratégica para o sucesso de qualquer projeto. Em conjunto com os processos de “Gestão do Escopo” e “Gestão de Custos”, estabelecem a tríade fundamental da Gestão de Projetos. Levando-se em conta as incertezas, os riscos e as adversidades do ambiente, o controle e o monitoramento permanente de tempo das atividades são essenciais para êxito de um empreendimento.
O Gerenciamento do Tempo em Projetos, definido no PMBOK como “os processos necessários para finalizar o projeto no prazo estimado”, possui influência comprovada para o sucesso dos projetos, requerendo cuidados permanentes de gestão, desde a fase de planejamento até a sua entrega final.
Este processo exige um controle rigoroso e um constante monitoramento de forma a possibilitar a correção em tempo hábil, de possíveis e até prováveis desvios de prazo, que possam surgir ao longo do projeto. Esta tomada de decisão de forma pró ativa impede, na maioria das vezes, que estes atrasos se tornem irreversíveis ao longo da execução do projeto.
No texto serão descritas questões importantes referentes às estimativas de tempo e à necessidade cada vez maior de conhecer e aplicar as boas práticas recomendadas, de forma a evitar ou minimizar o atraso na entrega de um projeto.
1. A Importância da Gestão do Tempo em Projetos

É incontestável a importância da gestão do tempo em projetos. Durante a fase de planejamento é imprescindível que a equipe obtenha o máximo possível de informações do projeto, de forma a subsidiar estimativas de tempo coerentes e realistas. O objetivo é que estas estimativas fiquem dentro de margens de erro cada vez menores.
O atraso na data de conclusão de um projeto, além de, na grande maioria das vezes, comprometer o seu custo, traz como conseqüência um atraso na entrega dos seus produtos e também em sua entrada em operação.
A pergunta chave, referente ao tempo de execução dos projetos, que normalmente se faz é: "Por que grande parte dos projetos não consegue terminar no prazo estimado?".
Apesar de esta questão ser apenas um paradigma da execução de projetos, constata-se na prática, que uma grande quantidade de projetos é concluída com atraso. Empresas continuam desperdiçando tempo e dinheiro em projetos que muitas vezes são interrompidos antes de serem concluídos ou extrapolam o orçamento e prazo estimados. Um estudo do Standish Group International mostrou que: “31% de todos os projetos são cancelados antes de seu término; 88% dos projetos ultrapassam o prazo, orçamento ou ambos; os projetos ultrapassam, em média 189% dos custos originalmente previstos; e os projetos ultrapassam em média 222% do prazo estimado inicialmente”.
O problema com o prazo de execução está diretamente ligado a uma “previsão” feita, que pode ser denominada prazo estimado, previsto ou planejado. Estas previsões são realizadas durante o planejamento do projeto, isto é, antes de sua efetiva execução. Uma previsão está sujeita a não ocorrer 100% da forma esperada e, mesmo para os profissionais com maior experiência, o acerto total é muito pouco provável. Infelizmente, essa constatação não nos desobriga da difícil tarefa de fazer as estimativas de prazo ainda na fase de planejamento.
O impacto negativo da não entrada de um projeto em produção na data planejada pode variar de pequenos prejuízos financeiros até a inviabilização total do projeto.
Apesar das incertezas envolvidas, para a elaboração do planejamento de um projeto, será sempre necessário lidar com a difícil tarefa de estimar o prazo das atividades. Sendo assim, recomenda-se bastante critério na fase de planejamento do projeto, buscando realizar previsões que possuam alta probabilidade de ocorrer. A utilização de boas práticas e metodologias eficientes de gerenciamento de projetos é essencial para se alcançar um índice satisfatório de acerto no cumprimento dos prazos de um projeto.


2. Elaborando o Cronograma do Projeto
Devido ao alto grau de complexidade nas atividades que envolvem estimativas de prazo, ficou constatado que quanto maior for o tempo e a dedicação dispensada na fase de planejamento do projeto, maiores são suas chances de sucesso. Sendo assim, a elaboração do cronograma do projeto é uma atividade que deve demandar não apenas tempo, mas esforço e cuidado condizentes com a importância que este artefato tem para o sucesso do projeto.
A atividade de elaboração do cronograma deve ser realizada com criterioso cuidado e baseada em previsões as mais fundamentadas possíveis. Na prática isto nem sempre acontece. Em grande parte das vezes os cronogramas são elaborados com base em metas ou objetivos pré-estabelecidos, sem que uma análise adequada seja feita para verificar a sua real viabilidade.
Sendo assim, o cronograma elaborado na fase de planejamento, esboça muito mais um anseio ou uma meta a ser alcançada, do que uma estimativa consciente e viável. Desta forma, o seu cumprimento certamente tenderá ao insucesso.
Quanto mais ousados forem os prazos estimados para as atividades, maior será a chance de ocorrerem atrasos. Portanto, não é prudente considerar no planejamento prazos excessivamente justos ou arrojados.
Um erro muito comum, que ocorre quando se elabora um cronograma, é quanto à disponibilidade real de cada um dos recursos do projeto. Na prática, verifica-se que o tempo real de produção, em um dia normal de trabalho, é cerca de 60% a 75%. Atividades fisiológicas, pessoais e profissionais (reuniões, treinamentos, eventos), impossibilitam a dedicação integral dos recursos aos projetos.

2.1. Considerações e ações importantes
Algumas considerações podem ser bastante úteis para auxiliar o planejamento e a estimativa de projetos. A saber:
· Não estimar os prazos do projeto baseado no prazo desejado;
· Conhecer bem o escopo do projeto antes de estimar os prazos de cada atividade, isto é não planejar o prazo se o escopo não estiver bem definido;
· Evitar fazer planejamentos inviáveis que não poderão ser realizados;
· As atividades não precisam terminar no prazo, elas podem terminar antes;
· Verificar a real disponibilidade dos recursos que participarão do projeto;
· Estimar o prazo do novo projeto baseado em informações históricas de outros projetos anteriores que apresentem similaridades;
· Elaborar um cronograma que represente um consenso geral. Ao ser concluído, o cronograma deverá ser divulgado para as partes interessadas de forma a buscar o comprometimento de todos os envolvidos;
· Se o escopo mudar lembre-se de rever os prazos também;
· Envolver ao máximo os clientes tanto na fase de planejamento como também na execução do projeto;
· Obter o maior número de informações relacionadas às condições para a execução do projeto (cultura do cliente, normas de segurança, acordos sindicais vigentes; calendário religioso, regionalidades, etc...);
· Levar em conta no planejamento os riscos do projeto;
· Monitorar e controlar a execução do projeto de forma a atualizar o cronograma quando necessário;
· Quando forem identificados atrasos, buscar incentivar a equipe objetivando recuperar o atraso no cronograma;
· Comemorar as metas atingidas e reconhecer o trabalho da equipe.
A data final de término esperada para um projeto não deve nortear as previsões de duração individuais de cada atividade. As estratégicas a serem utilizadas para redução do prazo do projeto, visando atender ao prazo solicitado pelo cliente, deverão ser trabalhadas posteriormente, caso seja necessário, somente após ter sido determinado o caminho crítico do projeto.

2.2 A importância do caminho crítico
O conhecimento do caminho crítico do seu projeto é fundamental para a gestão do prazo, pois:
· Permite comprovar quanto tempo o projeto requer;
· Ajuda o gerente de projetos a definir as atividades onde devem ser concentrados os esforços de gerenciamento de projetos;
· Ajuda a identificar se um problema necessita ou não de atenção imediata;
· Fornece um método para comprimir o cronograma durante o planejamento do projeto e sempre que ocorrerem mudanças;
· Fornece um método para determinar quais atividades tem folga e, portanto, podem ser atrasadas sem atrasar o projeto. Podemos definir como folga o tempo permitido para atraso de uma atividade sem atrasar a data de término do projeto ou um marco intermediário.

2.3 Técnicas comumente utilizadas para reduzir o prazo de um projeto
No quadro abaixo, listamos várias técnicas que são empregadas com freqüência visando a redução do prazo de um projeto.




Alguns fatores contribuem para as distorções que geralmente ocorrem entre a duração planejada e a duração real de um projeto. Podem ser destacados os seguintes:
· Retrabalho devido a escopos mal descritos ou até mesmo trabalhos executados de forma errônea;
· Disponibilidade real do recurso inferior a disponibilidade planejada;
· Realizar a estimativa baseada em um recurso mais experiente e por motivos não previstos este ser substituído por outro recurso menos experiente;
· Contingências não previstas na fase de planejamento.
Para que seja possível desenvolver o cronograma de um projeto, é necessário, inicialmente, identificar todas as atividades que o compõem. Estas atividades deverão ser seqüenciadas obedecendo aos critérios de dependências entre elas. A dependência entre as atividades pode ser contratual ou inerente à natureza do trabalho. Pode também ser arbitrada, quando certa seqüência de atividades é desejada. Para cada uma destas atividades estima-se a quantidade de recursos e sua duração.



Figura 1 – Diagrama de atividades

A partir das saídas deste processo obtém-se o cronograma do projeto


Figura 2 – Cronograma do Projeto


3. Controle da Execução das Atividades do Projeto

O cronograma finalizado e aprovado é a linha de base que será utilizado no processo “Controlar o Cronograma”. Conforme as atividades do projeto estão sendo desenvolvidas, a maior parte do esforço na área de conhecimento do gerenciamento do tempo ocorrerá no processo “Controlar o Cronograma”, visando assegurar o término no prazo de cada atividade do projeto.
A monitoração contínua durante todo o ciclo de vida do projeto é uma função essencial na gestão do projeto. Este controle ocorre durante toda a trajetória do projeto, comparando a quantidade já realizada e o tempo gasto em sua execução com a quantidade ainda a realizar e o prazo restante necessário para sua conclusão.
Desta forma, é possível identificar a necessidade da tomada de ações corretivas imediatas, quando forem verificados desvios negativos ou apenas tendências de desvios em relação ao que foi planejado.
O monitoramento e o controle do projeto deverão ser executados ciclicamente, durante toda a sua duração e deve contar com a contribuição e empenho de toda a equipe do projeto.


Conclusão
As estimativas de tempo, realizadas na fase de planejamento, são um desafio constante ao longo de um projeto. Diversos fatores, muitos deles não previstos ou até mesmo desconhecidos na fase de planejamento, provocam desvios no cronograma inicial definido para o projeto.
Entre os fatores desencadeadores de atraso podem ser citadas as mudanças de escopo e objetivos das partes interessadas, erros de execução ou interpretação da tarefa, diversidade de fatores envolvidos, possibilidades, estratégias e diretrizes a adotar.
Para superar todos estes obstáculos e condições desfavoráveis que podem ocorrer ao longo do projeto é necessária muita “arte”. Para alcançar o sucesso esperado é necessário associar toda a expertise adquirida na atividade de gerenciamento com as metodologias disponíveis para apoiar este processo.
Previsões estão sempre associadas a incertezas, desta forma não podemos esperar constantes acertos nas estimativas de tempo. Com o objetivo de reduzir possíveis atrasos, a monitoração e o controle ininterrupto do projeto se tornam de suma importância para permitir a percepção dos desvios em tempo hábil de atuar em suas correções. Isto demanda a dedicação de toda a equipe, na busca de soluções adequadas para cada situação que venha a ocorrer ao longo do projeto.
É preciso ter em mente, que não existem critérios infalíveis pré-definidos a serem utilizados na condução de um projeto, que garantam o seu sucesso. Treinamentos objetivando aumentar a capacitação dos profissionais nas metodologias vigentes deve ser uma preocupação para empresas que desejam prosperar.
O gerente de projetos deve estar sempre atento a todas as variáveis que possam interferir tanto positivamente como negativamente na entrega do projeto. Mesmo que não ocorram atrasos na entrega das atividades, é muito importante encontrar formas de executar os processos em um tempo menor (variável positiva), pois não se pode prever quando uma variável negativa e incontrolável surgirá para interferir no projeto.
O tempo é considerado um dos pilares que sustenta o projeto. Variações no tempo podem causar uma interferência nos outros pilares que são: custo, escopo e qualidade. Pode-se constatar que aumentando o tempo de execução do projeto ocorre um conseqüente aumento do seu custo. Da mesma forma que a redução do tempo de execução pode causar uma redução em seu custo. Como foi mencionado anteriormente, muitas vezes se é obrigado a abrir mão de parte do escopo ou de padrões de qualidade estabelecidos para atender às exigências de prazo do projeto.


Referências Bibliográficas
Guia PMBOK®® / Um guia do conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Terceira Edição © 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA.
Rita Mulcahy,PMP, Preparatório para o exame do PMP,Terceira Edição